L'association est régie par deux textes : les statuts, déposés à la Préfecture de police, qui définissent les grandes lignes de son fonctionnement, et le règlement intérieur, qui en fixe les détails pratiques.
Ce texte est la version modifié par l'AG du mercredi 24 novembre 2004 (un mois avant Noël finalement) et venant remplacer l'ancien
Article 1 Il a été fondé en octobre 1986 une Association régie par la loi du 1er juillet 1901, ayant pour titre Association des Élèves de l'École normale supérieure. (AEENS). L'Association, dont le nom d'usage est Comité d'Organisation des Fêtes (COF), appellation qui désigne l'organisation et l'ensemble de ses membres, et non son bureau, prenait alors la succession de l'Association des élèves de l'École normale supérieure de la rue d'Ulm et de l'Association culturelle de l'École normale supérieure de jeunes filles. En octobre 2000, l'AEENS et l'Association sportive de l'École normale supérieure ont fusionné. La durée de l'AEENS est illimitée.
Article 2 Le siège social de l'Association est fixé à l'École normale supérieure, 45 rue d'Ulm, Paris (Ve).
Article 3 L'Association a pour but de favoriser et d'organiser les activités culturelles, artistiques, sportives, et de loisirs de ses membres et de toutes les personnes auxquelles elle souhaite s'associer. Elle peut notamment organiser ou participer à l'organisation de cours, séminaires, conférences, spectacles, voyages, manifestations sportives, fêtes à l'École ou en tout autre lieu. L'Association a également pour rôle d'aider la Délégation générale dans sa tâche et de lui fournir les moyens matériels nécessaires à son fonctionnement.
Article 4 L'Association a vocation à rassembler en son sein la plus large partie de la communauté normalienne ; mais elle ne saurait représenter les élèves pour traiter de problèmes qui relèvent des différents conseils de l'École. Elle entend ne jouer aucun rôle dans la vie politique et morale des élèves.
Article 5 L'Association se compose de membres actifs et de membres affiliés.
Article 6 Peuvent être membres actifs les élèves de l'École en cours de scolarité ou en congé, les élèves des magistères de l'École ainsi que les pensionnaires étrangers accueillis par l'École. Peuvent être membres affiliés toutes les personnes de la communauté normalienne. qui en font la demande et dont l'admission est approuvée par le bureau ou l'assemblée générale. À titre exceptionnel, un membre affilié peut devenir membre actif pour une durée déterminée par l'AG. Il doit pour cela obtenir l'accord de l'AG.
Article 7 L'adhésion à l'Association implique l'acceptation sans réserve des présents statuts et du règlement intérieur.Article 8 L'adhésion se fait pour une année scolaire, de septembre à septembre, par le paiement de la cotisation. Il est prévu au moins deux cotisations, une normale et une réduite, dont les montants respectifs sont fixés par l'assemblée générale. La cotisation réduite est accordée par le bureau aux membres aux revenus limités (en particulier les élèves en congé, les pensionnaires étrangers, les auditeurs libres, les magistériens non normaliens). Le bureau peut également prévoir une réduction de cotisation pour les membres qui doivent passer une partie importante de l'année éloignés de l'École.
Article 9 Il peut autoriser des personnes non membres de l'association à participer à certaines des activités organisées dont la liste est arrêtée en assemblée générale, moyennant une participation votée au budget. Cette autorisation ne donne en aucun cas le droit de prendre part à d'autres activités, droit qui suppose autant d'autorisations que de sections concernées. Tout élève qui refuse de payer sa cotisation s'interdit moralement de participer aux activités de l'Association.
Article 10 Le bureau établit un règlement intérieur. Il le fait alors approuver par l'assemblée générale. Ce règlement est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l'administration interne de l'Association.
Article 11 Les statuts et le règlement intérieur doivent être affichés ou publiés sur un support papier ou électronique.
Article 12 L'Association est administrée par le bureau des élèves , dont le nom d'usage est burô. Les membres du burô sont élus pour un an. Le burô comprend au moins un président et un trésorier. La répartition des postes ainsi que le fonctionnement interne du burô sont définies dans le règlement intérieur.
Article 13 Le bureau gère et coordonne les différentes activités de l'Association. Il prend toutes les mesures nécessaires au fonctionnement courant de l'Association. Il veille à l'application des décisions prises en assemblée générale.
Article 14 Le président est responsable du bon fonctionnement de l'Association. Il a seul qualité pour signer tout acte nécessaire à celui-ci. Pour tout acte engageant moralement ou financièrement l'Association pour une durée supérieure à un an, il doit obtenir préalablement l'approbation de l'assemblée générale.
Article 15 Le trésorier est responsable de la bonne santé financière de l'association.
Article 18 L'assemblée générale comprend tous les membres actifs et affiliés de l'Association. Elle est souveraine pour tout ce qui concerne l'Association.
Article 19 Le président convoque l'assemblée générale en réunion ordinaire trois fois par an. À la demande du bureau ou du dixième des membres actifs, l'assemblée générale est convoquée en séance extraordinaire. L'assemblée générale est dirigée par le président entouré par le bureau.
Article 20 En cas de désaccord sur l'interprétation des présents textes (statuts et règlement intérieur), c'est à l'assemblée générale que revient le pouvoir de trancher, immédiatement et sans nécessiter d'inscription préalable à l'ordre du jour.
Article 21 Les différentes activités de l'Association sont subdivisées en sections. Les sections peuvent établir leur propre règlement intérieur, qui doit être approuvé par l'assemblée générale. Ces règlements définissent les modalités de fonctionnement des sections.
Article 22 Chaque section est placée sous la direction d'un responsable désigné selon des modalités fixées par le règlement intérieur. Il est responsable devant l'assemblée générale et la loi des activités de la section dont il a la charge.
Article 23 Le bureau peut, de son chef ou à la demande du dixième des membres actifs, entamer une modification des statuts lors d'une assemblée générale. La modification devra, pour être effective, être votée à la majorité des deux tiers.
Article 24 La dissolution peut être prononcée à la majorité des deux
tiers. Conformément à la loi, le bureau attribuera alors l'actif à
une association de l'École, régie par la loi de 1901, suivant la
décision de l'assemblée générale.
Règlement intérieur de l'AEENS
Article 1 Le bureau doit réunir trois assemblées générales ordinaires par an. La première au mois d'octobre, la seconde au mois de février ou de mars et la troisième au mois de mai ou de juin. Les dates de ces réunions peuvent cependant être décalées en raison de circonstances exceptionnelles, à l'appréciation du bureau, notamment des congés.
Article 2 L'assemblée générale ne peut se réunir que du lundi au jeudi. Elle ne peut se tenir les jours fériés et les veilles de jours fériés ainsi que pendant les vacances de l'École. La réunion doit avoir lieu à une heure et en un lieu choisis de manière à assurer la meilleure représentation des membres.
Article 3 Il n'y a pas de quorum. Cependant, si le bureau a la conviction soit que le nombre de participants est trop faible, soit que l'assemblée n'est pas représentative de l'ensemble des membres, il peut décider de reporter un vote à une autre assemblée générale qu'il convoque dans les quinze jours qui suivent. Le vote ne peut en aucun cas être à nouveau reporté.
Article 4 L'annonce de la convocation, réalisée par le bureau, doit apparaître au moins huit jours avant la date de l'assemblée générale. , et ce de façon indiscutablement spectaculaire, en plusieurs endroits de l'École.
Article 5 L'ordre du jour figure sur les affiches de convocation. Il peut être modifié par simple proposition déposée auprès du bureau vingt-quatre heures au moins avant que ne commence l'assemblée générale. Il peut être modifié par simple proposition déposée auprès du bureau en début d'AG. L'ordre du jour est voté en début de séance : chaque proposition de modifications est examinée puis soumise au vote. L'ordre du jour augmenté des propositions est alors proposé à l'assemblée. En cas de refus, le bureau propose des alternatives.
Article 6 La réunion est dirigée par le président aidé du bureau. Le président ouvre et clôt la séance et prévoit les interruptions de séances.
Article 7 Seules les questions figurant à l'ordre du jour adopté en début de séance peuvent être traitées au cours de la réunion.
Article 8 Les délibérations de l'assemblée sont prises par vote, à la majorité absolue des membres présents ou représentés s'exprimant, à main levée ou, suivant l'appréciation de l'assemblée, à bulletins secrets. Un membre de l'Association ne pouvant assister à tout ou partie de la réunion peut donner procuration à un autre membre pour le représenter lors des scrutins. Cette délégation est matérialisée par une attestation écrite et le prêt de la carte de membre. Une même personne ne peut honorer plus d'une procuration lors de chaque vote.
Article 9 L'assemblée générale ordinaire d'octobre est notamment l'occasion de la présentation des activités de l'Association, de l'établissement du budget et de la désignation des responsables de section.
Article 10 La première partie de l'Assemble générale consiste en une
présentation des sections et des budgets qu'elles demandent. Les candidats
aux postes de responsable de section ainsi que les membres de
l'Association désirant créer une section se font connaître auprès du
bureau à cette occasion.
Parallèlement, un document récapitulant les budgets minimaux et
supplémentaires demandés par les sections, que prépare soigneusement le
bureau à chaque Assemblée générale, doit être largement diffusé.
La deuxième partie de l'Assemblée générale, qui se tient au plus deux
semaines plus tard, donne lieu au vote sur les questions à l'ordre du
jour, notamment la répartition du budget de l'AEENS.
Article 11 L'assemblée générale ordinaire de milieu d'année est notamment l'occasion de modifications du budget.
Article 12 L'assemblée générale ordinaire de fin d'année est notamment l'occasion d'un rapport moral et financier du bureau sortant, d'un rapport de chaque responsable de section et d'une présentation des candidats à l'élection du bureau pour l'année suivante.
Article 13 Le budget annuel de l'Association est défini lors de la première assemblée générale. Il peut être amendé lors des assemblées générales suivantes.
Article 14 Le budget ne peut prévoir de dépenses supérieures aux recettes escomptées pour l'année pour lequel il est établi. La gestion de chaque point du budget est placée sous la responsabilité du responsable de la section concernée ou, à défaut, du bureau.
Article 15 Le bureau propose un budget, que nous appellerons ci-après budget temporaire. Chaque membre de l'Association présent peut proposer un amendement au budget temporaire. Celui-ci est composé d'un nombre quelconque de modifications portant chacune sur le budget temporaire d'une section. Cet amendement fait l'objet d'un vote, et est affiché s'il est adopté. Une personne peut proposer plus d'un amendement. Quand plus personne ne souhaite proposer d'amendement et lorsque le budget temporaire amendé est inférieur à la somme allouée, on vote le budget globalement. S'il est refusé, on continue la phase d'amendement jusqu'à ce que les conditions du vote soient à nouveau atteintes. Un amendement peut également porter sur la somme allouée, à condition qu'il n'entre pas en contradiction avec l'article 14.
Article 16 Le bureau décide à l'unanimité de l'emploi de fonds exceptionnels. Il en informe les membres de l'Association. En l'absence d'unanimité, l'assemblée générale statue.
Article 17 Une assemblée générale peut exiger à tout moment la vérification des comptes en cours. Elle désigne pour ce faire des commissaires aux comptes qui ont accès sur leur demande à toute pièce justificative nécessaire. Le nombre de commissaires aux comptes n'est pas fixe : tout membre actif ayant obtenu au moins quinze pour cent des voix des votants peut accéder à ces fonctions. Les commissaires aux comptes déposent leurs conclusions lors d'une autre assemblée générale convoquée pour la semaine suivante. Leurs fonctions cessent alors.
Article 19 Le président est responsable du bon fonctionnement de l'Association. Il a seul qualité pour signer tout acte nécessaire à celui-ci. Pour tout acte engageant moralement ou financièrement l'Association pour une durée supérieure à un an, il doit obtenir préalablement l'approbation de l'assemblée générale. Le vice-président assiste le président dans sa tâche. Il le remplace en cas d'absence momentanée.
Article 20 Le trésorier est responsable de la bonne santé financière de l'association. Il doit, assisté de son adjoint, tenir la comptabilité de l'Association. Ils assurent la gestion matérielle des fonds.
Article 21 Le secrétaire est chargé de rédiger les procès-verbaux et les comptes-rendus qui doivent nécessairement être affichés ou publiés. Il tient au siège de l'Association un registre recensant toutes les modifications portées aux statuts, au règlement intérieur et à la composition du bureau.
Article 22 Le chargé de communication extérieure s'occupe de la recherche de partenaires et des relations avec les organismes extérieurs à l'Ecole (notamment les bureaux des élèves des autres écoles)
Article 23 Le délégué sports est chargé de fédérer les différents clubs sportifs au sein de l'Association.
Article 24 Le délégué arts est chargé de fédérer les différents clubs artistiques au sein de l'Association.
Article 25 Le renouvellement des membres du bureau se fait chaque année dans sa totalité. L'élection a lieu en mai-juin.
Article 26 Le bureau sortant arrête le calendrier des élections. Il doit prévoir, dans un intervalle de quinze jours ne comportant pas de vacances :
Article 27 Les candidats à une élection doivent se faire connaître auprès du bureau avant l'assemblée générale de présentation ou lors de celle-ci selon des modalités annoncées par le bureau. Une même personne peut être candidate à plusieurs postes au premier tour. mais ne peut être candidate qu'à un seul poste au second tour.
Article 28 L'élection se fait au scrutin uninominal majoritaire à deux tours (à bulletins secrets), dans l'Aquarium, pendant une journée, et ce pour chaque tour.
Article 29 Les membres ne pouvant participer au scrutin peuvent donner procuration à un autre membre pour voter en leur nom. Cette procuration doit être manuscrite. Un même membre ne peut détenir plus d'une procuration par tour de scrutin.
Article 30 En cas de litige concernant le déroulement ou le résultat des élections, tout recours doit être déposé auprès du comité d'organisation des élections ou, à défaut, du bureau dans les 48 heures suivant le dépouillement et la proclamation des résultats.
Article 31 Une réunion entre le bureau sortant et le nouveau bureau a lieu dans la semaine suivant le deuxième tour. Elle symbolise la passation des pouvoirs entre les deux équipes.
Article 32 En cas de démission d'un membre du bureau, le reste du bureau organise l'élection d'un successeur au sein d'une assemblée générale extraordinaire, dans les deux semaines qui suivent la démission. Toutefois, s'il est impossible de respecter ce délai en raison des vacances de l'École, l'assemblée générale doit être organisée dans les quinze jours suivant la rentrée. L'élection se déroule au scrutin uninominal majoritaire à deux tours à bulletins secrets. Un membre du bureau peut éventuellement se porter candidat à cette élection, mais il doit au préalable démissionner du poste qu'il occupe. En cas d'une démission en bloc du bureau, l'assemblée générale se réunit de plein droit dans la semaine qui suit. Elle est alors présidée par le membre actif le plus âgé se portant volontaire.
Article 33 Le bureau se réunit sur convocation du président ou de la moitié de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité absolue de ses membres. En cas d'égalité, la voix du président est prépondérante. Aucune procuration n'est admise.
Article 34 Le trésorier, le trésorier adjoint et le président assurent la gestion des fonds de l'Association. Ils prennent de concert les décisions relatives à la tenue des comptes bancaires de l'Association. Ils déposent seuls et séparément leurs signatures sur ces comptes.
Article 35 Le bureau peut, de son chef et en cas de nécessité absolue, solliciter un emprunt auprès d'un établissement bancaire. Pour être effective, la demande de prêt doit néanmoins être votée à l'unanimité du bureau moins une voix. Le trésorier est tenu d'en rendre compte, et de manière aussi exhaustive que possible, lors de l'assemblée générale suivante.
Article 29 Le bureau peut accorder des prêts sur l'honneur aux membres de l'Association, dans les limites prévues par la loi. Il doit prendre toutes les mesures nécessaires de manière à garantir le remboursement dans un délai inférieur à six mois. Il est tenu de garder la confidentialité des informations qui lui sont alors communiquées.
Article 36 Le bureau gère les biens matériels et les locaux de l'Association. Il en tient l'inventaire et en assure la répartition entre les différentes activités, en tenant compte des dispositions prises par l'assemblée générale.
Article 37 Le bureau tient à jour la liste des membres de l'Association. Il s'assure du paiement des cotisations.
Article 38 Chaque section est chapeautée par un responsable. Celui-ci ordonne la partie du budget relative à sa section. Il gère les biens et les locaux de l'Association dévolus à sa section en s'assurant de leur bon entretien. Il coordonne l'ensemble des activitées de l'Association rattachées à sa section.
Article 39 Tous les membres actifs non membres du Bureau peuvent être responsables de section. Si plusieurs candidats postulent au même poste, une élection est organisée au cours de la première assemblée générale. L'élection se fait au scrution uninominal à deux tours.
Article 40 Chaque responsable de section est tenu d'informer le plus régulièrement possible le bureau de ses activités. Il effectue un bilan moral et financier lors de chaque assemblée générale.
Article 41 Il doit obtenir l'autorisation du bureau avant d'engager toute action engageant la responsabilité financière ou morale de l'Association. En cas de désaccord, une assemblée générale peut être convoquée pour trancher.
Article 42 Les responsables de section sont tenus d'informer le bureau préalablement à toute dépense. Il peut juger de leur opportunité, en particulier en fonction des liquidités disponibles. En cas de désaccord, une assemblée générale peut être convoquée pour statuer.
Article 43 Sur la demande du bureau ou du dixième des membres actifs, une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée pour entendre un compte-rendu d'un responsable de section. L'assemblée générale peut être amenée à émettre un vote de confiance ou de défiance. Un vote de défiance acquis aux deux tiers des voix entraîne automatiquement la démission du responsable.